S novým rokom nás čaká urobiť poriadok za rokom uplynulým a archivovať potrebné dokumenty. Poďme si pripomenúť, čo je zákonom dané a na čo si dať pri archivácii pozor. Všetko dôležité si zhrnieme v tomto stručnom článku. V závere pre Vás navyše máme zopár praktických rád.
1. Kto je povinný dokumenty archivovať?
Všetci podnikatelia patriaci do II. alebo III. kategórie pôvodcov registratúry (podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach).
Pre prehľad existujú tieto kategórie pôvodcov registratúry:
a) pôvodca registratúry I. kategórie: štátne orgány, orgány územnej samosprávy, ministerstvá, úrady, obce, ai.
b) pôvodca registratúry II. kategórie: všetci, ktorí vykazujú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, podľa rozhodnutia Ministerstva vnútra Slovenskej republiky
c) pôvodca registratúry III. kategórie: podnikatelia, z ktorých činnosti nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou
To, do ktorej z vyššie uvedených skupín každý podnikateľ patrí, posudzuje miestny príslušný štátny archív na základe žiadosti o posúdenie registratúrnych záznamov, ktorú podnikateľ predloží. Podnikatelia patriaci do II. kategórie pôvodcov registratúry sa riadia lehotami archivácie príslušných dokumentov, ktoré sú definované v ich registratúrnom pláne, ktorý schválil štátny archív. Väčšina podnikateľov však patrí do skupiny pôvodcov registratúry III. kategórie a je potrebné, aby zákonné lehoty archivácie svojich dokumentov poznali a riadili sa nimi. Nižšie sa dozviete, o aké lehoty sa u ktorých dôležitých dokumentov jedná.
2. V akej forme môžeme dokumenty archivovať?
a) Dokumenty v tlačenej verzii
b) Dokumenty v elektronickej verzii
c) Zmiešanou formou
Novela zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve platná od 1. 1. 2022 prináša zmeny týkajúce sa digitalizácie účtovníctva a s tým súvisiace zjednodušenie elektronickej archivácie účtovných dokumentov na Slovensku. Novela napr. umožňuje pri prevode z listinnej podoby do podoby elektronickej použiť okrem zaručenej konverzie aj skenovanie. Listinné účtovné záznamy už nebude potrebné uchovávať, pokiaľ boli nahradené elektronickými účtovnými záznamami. Je však dôležité, aby účtovná jednotka dodržala požiadavky na účtovný záznam: vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť. Nestačí teda dokumenty len oskenovať a nahrať do počítača. Je potrebné pracovať s elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolým systémom účtových záznamov.
Odporúčaným formátom pre archiváciu dokumentov, ktorým zaistíte ich dlhodobú čitateľnosť, je formát PDF/A. Tento formát je pre archiváciu celosvetovo využívaný a zaistí, že Vaše dokumenty bude možné otvoriť aj po 20 rokoch s využitím v tej dobe aktuálnych technológií.
3. Ako dlho musíme dokumenty archivovať?
Podľa typov dokumentov existujú rôzne zákonné lehoty na ich archiváciu:
a) 10 rokov
Účtovné záznamy: Archivácia účtovných dokladov, účtovných kníh, účtovnej závierky, výročnej správy, výkazov, inventúrnych súpisov, účtovných záznamov týkajúcich sa spôsobu vedenia účtovníctva a ďalších účtovných záznamov je nevyhnutná po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (podľa § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov).
Daňové doklady: Taktiež platcovia DPH sú povinní uchovávať podrobné záznamy týkajúce sa dodaného a prijatého tovaru a služieb po dobu 10 rokov od konca kalendárneho roka, ktorého sa týkajú. (podľa § 70 ods. 10 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov)
Evidencia zamestnancov na účely zdravotného poistenia: Zamestnávateľ je povinný uchovávať podrobnú evidenciu o zamestnancoch na účely zdravotného poistenia tiež po dobu 10 rokov (podľa § 24 písm. e) zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov).Zdravotná dokumentácia: Táto lehota sa týka iba lekárov, ktorí sú povinní uchovávať zdravotnú dokumentáciu po dobu 20 rokov po smrti svojho pacienta (podľa zákona č. 576/2004 Z. z. o zdravotnej starostlivosti, službách súvisiacich s poskytovaním zdravotnej starostlivosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov).
c) 50 rokov
50 rokov je zákonná lehota na archiváciu mzdových listov
d) 70 rokov
70 rokov od narodenia zamestnanca je zákonná lehota na uloženie osobných spisov
4. Ako likvidovať dokumenty?
Opäť tu záleží na tom, či sa podnikateľ nachádza v II. alebo III. kategórii pôvodcov registratúry.
Podnikateľ II. kategórie potrebuje na vyradenie dokumentov vznikajúcich z jeho činnosti súhlas Ministerstva vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho archívu, hoci už uplynula lehota ich uloženia, ktorá je uvedená v ich registratúrnom pláne, ktorý im schválil štátny archív. Tomuto procesu sa hovorí vyraďovacie konanie.
Podnikateľ, ktorý patrí do III. kategórie (čo je väčšina podnikateľov na Slovensku), môže svoje dokumenty vyradiť sám, bez súhlasu úradov, ale je potrebné, aby sa riadil zákonnými lehotami na uchovávanie týchto dokumentov.
Najbezpečnejším a najčastejším spôsobom likvidácie dokumentov je ich skartovanie. Je však odporúčané, aby si podnikatelia viedli záznamy dokumentov, ktoré sa budú vyraďovať, a aby sa k likvidácii týchto dokumentov vyjadrili aj ostatné osoby vo firme, ktorých sa tieto dokumenty týkajú (účtovník, personalista, marketing a pod.).
5. Ako dokumenty bezpečne a prehľadne uchovávať?
Pri archivácii dokumentov je dôležité myslieť aj na to, aby potom bolo možné potrebné dokumenty rýchlo a ľahko dohľadať v prípade potreby. Zároveň z praktického hľadiska odporúčame rozradiť dokumenty do zložiek či archivačných krabíc podľa doby, počas ktorej je zo zákona nutné ich uchovávať. Na tieto šanóny či úložné boxy je dobré si poznačiť nielen klasické údaje, o aké dokumenty sa jedná a ktorého obdobia sa týkajú, ale aj dátum, do kedy je nevyhnutné tieto dokumenty archivovať. To vám uľahčí veľa práce s ich prechádzaním a triedením, až táto lehota uplynie. Stačí len skontrolovať, či tieto zákonné lehoty po rokoch stále platia.
Na našom e-shope nájdete mnoho praktických pomôcok na ukladanie starých dokumentov. Pre prehľadné uloženie ponúkame rôzne archivačné boxy a škatule na šanóny, papiere a zložky. Naše krabice na archiváciu dokumentov je možné pohodlne otvoriť zboku, takže sa spätne k dokumentom dostanete veľmi ľahko bez toho, aby ste celú krabici museli vyťahovať z regálu. Skladom ale máme tiež treba aj archivačné spony, s ktorými je možné dokumenty pekne zopnúť k sebe tak, aby sa v nich dalo pohodlne listovať.
Archivačné krabice a boxy objednávajte na paketo.sk a využite množstevné zľavy, alebo zľavový program pre registrovaných zákazníkov. V prípade otázok nás neváhajte kontaktovať.
